Comment calculer le loyer au prorata quand le locataire entre ou part en cours de mois ?

Un locataire entre le 12, un autre part le 6 : le loyer du mois n'est alors dû que pour la période d'occupation. Le calcul au prorata reste simple, mais il doit être expliqué, appliqué de la même façon à l'entrée et à la sortie, puis repris tel quel sur la quittance.

Le principe du calcul

On rapporte le loyer mensuel au nombre de jours d'occupation. La méthode la plus courante consiste à diviser le loyer par le nombre de jours du mois concerné, puis à multiplier par les jours réellement occupés, jour de remise des clés compris. Les provisions pour charges suivent la même proportion.

• relevez la date d'entrée ou de sortie, telle qu'elle figure à l'état des lieux ;
• comptez les jours d'occupation du mois, jour de remise des clés compris ;
• divisez le loyer hors charges par le nombre de jours du mois, puis multipliez par ces jours ;
• appliquez exactement le même calcul aux provisions pour charges ;
• arrondissez au centime et gardez le détail du calcul dans le dossier du logement.

Ce que le prorata ne couvre pas

Le prorata porte sur le loyer et sur les provisions, pas sur le dépôt de garantie, qui reste dû en totalité, ni sur la régularisation annuelle, qui se calcule à partir des dépenses réelles de la période occupée. Ces deux sujets se traitent à part : voyez nos repères sur le dépôt de garantie et sur la régularisation des charges.

Les erreurs fréquentes

• compter trente jours pour tous les mois, alors que le mois en compte vingt-huit ou trente et un ;
• oublier les provisions pour charges et ne proratiser que le loyer ;
• retenir la date du bail plutôt que celle de la remise des clés ;
• arrondir à l'euro supérieur sans l'expliquer au locataire.

Le reporter sur la quittance

La quittance du premier ou du dernier mois indique la période réellement couverte, du 12 au 30 par exemple, et le montant partiel encaissé. Le reste ne change pas : les mentions habituelles restent les mêmes, loyer et charges toujours séparés.

Un calcul à ne pas refaire chaque fois

Une méthode unique, appliquée de la même façon à chaque entrée et à chaque sortie, évite les écarts d'un locataire à l'autre et les discussions de fin de bail. Automatiser le calcul et la période portée sur la quittance supprime la ressaisie du mois de départ, souvent faite dans l'urgence.