Les charges versées chaque mois par le locataire sont des provisions, c'est-à-dire des avances. Une fois par an, elles doivent être comparées aux dépenses récupérables réellement engagées, et la différence donne lieu à un remboursement ou à un complément. Indiquez la provision mensuelle, le nombre de mois de la période, le total des dépenses récupérables et la part qui revient au logement : le simulateur affiche le solde, précise qui doit quoi et propose une nouvelle provision pour éviter un écart trop important l'an prochain.
Le simulateur reconstitue d'abord le total des provisions versées en multipliant la provision mensuelle par le nombre de mois de la période. Il calcule ensuite la part des dépenses récupérables qui revient au logement, en appliquant la quote-part que vous avez indiquée au total des dépenses. La différence entre ces deux montants est le solde de régularisation : si les dépenses imputables dépassent les provisions, le locataire doit un complément ; dans le cas inverse, vous lui devez le trop-perçu. L'écart en pourcentage rapporte cette différence aux provisions versées, ce qui donne une idée de la justesse de la provision actuelle. Enfin, la nouvelle provision conseillée divise les dépenses imputables par le nombre de mois, puis ajoute la marge de sécurité choisie.
Il ne trie pas les dépenses : à vous de ne retenir que les charges récupérables, dont la liste est fixée par la réglementation et exclut notamment les gros travaux, les honoraires de gestion ou l'assurance de l'immeuble. Il ne calcule pas non plus les tantièmes : la quote-part se lit sur le décompte du syndic ou le règlement de copropriété. Si le locataire est entré ou sorti en cours de période, indiquez le nombre de mois réellement occupés et, pour les dépenses, retenez la part correspondant à cette présence. Le simulateur ne gère pas la prescription des charges non réclamées ni les modalités d'envoi du décompte : vérifiez ces points avant d'adresser le courrier de régularisation.
Un solde accepté est un solde compris : présentez chaque poste de dépense, la quote-part appliquée et le total des provisions. Tenez les justificatifs à disposition du locataire.
QuittanceFlow prépare le décompte de charges poste par poste et reporte la nouvelle provision sur vos quittances.
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