QuittanceFlow ou le tableur : que choisir pour suivre ses loyers et ses quittances ?

Ce qu'un tableur fait très bien pour un ou deux biens

Un tableur ne coûte rien de plus que ce que vous possédez déjà et reste entièrement sous votre contrôle. Une feuille par bien, une ligne par mois, une colonne pour la date de réception du virement et une autre pour la date d'envoi de la quittance : ce montage suffit à beaucoup de propriétaires d'un seul logement, surtout quand le locataire paie ponctuellement et que le loyer ne change qu'une fois par an.

• aucun abonnement, un fichier que vous gardez chez vous ;
• colonnes et formules adaptées à vos habitudes, sans contrainte de l'éditeur ;
• consultation hors connexion, même en déplacement ;
• historique complet des loyers encaissés sur plusieurs années, utile pour la déclaration de revenus fonciers.

La limite est ailleurs : le tableur enregistre, il n'agit pas. La quittance reste à rédiger dans un traitement de texte, à convertir, puis à envoyer par courriel ou par courrier, chaque mois, pour chaque locataire.

Ce qu'automatise un outil comme QuittanceFlow

Une quittance de loyer complète mentionne le loyer, les charges, la période concernée et l'identité des parties. Avec QuittanceFlow, ces informations sont saisies une seule fois à la création du bail. Chaque mois, dès que le loyer est marqué comme encaissé, la quittance est générée avec le bon montant et la bonne période, puis transmise au locataire sans intervention.

• quittance générée et envoyée automatiquement après encaissement ;
• avis d'échéance préparé avant la date de paiement ;
• révision annuelle du loyer calculée à partir de l'indice de référence ;
• suivi des encaissements par bien, avec repérage des loyers en retard.

Ce confort a un prix : un abonnement, une dépendance à un service en ligne et des documents dont la mise en forme est celle de l'éditeur, pas la vôtre. Pour un bailleur attaché à son modèle maison, c'est un vrai changement d'habitude.

La révision du loyer, là où le tableur montre ses limites

Réviser le loyer avec l'indice IRL demande de retrouver le bon trimestre de référence, l'indice de l'année précédente et celui de l'année en cours, puis d'appliquer la formule. Dans un tableur, la formule se construit une fois et se recopie ensuite, mais rien ne rappelle la date anniversaire ni ne signale un indice saisi à la mauvaise ligne. Le calculateur de révision de loyer IRL permet de vérifier un résultat ponctuellement, quel que soit l'outil de suivi retenu.

Le suivi des retards et des impayés

Un tableur affiche une case vide quand le loyer n'est pas arrivé, à condition de l'ouvrir. QuittanceFlow signale le loyer non encaissé à la date attendue et conserve la trace des relances envoyées, ce qui aide à réagir tôt en cas d'impayé. Le tableur peut rendre le même service à un propriétaire discipliné qui vérifie son relevé bancaire chaque début de mois ; la différence tient à la régularité de la vérification plus qu'à l'outil.

Sur la durée, l'historique tenu dans un outil dédié est plus difficile à altérer par mégarde qu'une feuille de calcul où une ligne supprimée ou une formule écrasée passe inaperçue jusqu'à la déclaration annuelle.

Le comparatif en un tableau

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