Ce modèle sert de base au bailleur particulier qui établit ses quittances à la main. Il reprend les mentions habituellement attendues et sépare le loyer des charges, comme expliqué dans notre article sur le contenu d'une quittance. Il ne vaut que pour une échéance payée en totalité ; pour un paiement partiel, un reçu suffit, voir la différence avec l'avis d'échéance.
Le bailleur désigné ci-dessus déclare avoir reçu du locataire nommé dans ce document la somme totale indiquée, correspondant au loyer et aux charges du logement mentionné, pour la période précisée. Par la présente quittance, il reconnaît le paiement intégral de cette échéance et en donne décharge au locataire, sans réserve, pour la période concernée. Ce document ne porte que sur les sommes qu'il détaille et ne préjuge pas des échéances antérieures ou postérieures.
Le montant total reçu se décompose en deux parts, portées distinctement dans les champs de ce document : d'une part le loyer hors charges, d'autre part la provision ou le forfait de charges prévu au bail. Cette distinction permet au locataire de justifier chaque poste, par exemple auprès d'un organisme, et au bailleur de préparer plus facilement la régularisation annuelle des charges lorsque le bail prévoit des provisions.
La quittance couvre exclusivement la période inscrite dans le champ prévu à cet effet, en général un mois civil entier. Lorsque l'entrée dans les lieux ou le départ du locataire a lieu en cours de mois, la période est ajustée aux dates réelles d'occupation et les montants sont calculés au prorata, selon les modalités convenues au bail. Aucune autre période n'est réputée réglée par ce document.
Si la somme reçue est inférieure au total attendu pour la période, le bailleur n'établit pas de quittance mais un reçu mentionnant le montant effectivement perçu et le solde restant dû. La quittance n'est délivrée qu'une fois l'échéance réglée en totalité. Cette règle protège les deux parties : le locataire dispose d'une preuve de ce qu'il a versé, le bailleur conserve la trace de ce qui reste à percevoir.
Les montants figurant sur cette quittance correspondent au loyer et aux charges applicables à la date de l'échéance, révision du loyer comprise le cas échéant. Aucune mention de frais ou de retenue ne s'ajoute au montant du loyer sur ce document. Les conditions de délivrance, de transmission et de conservation des quittances, ainsi que leur éventuelle gratuité, sont à vérifier selon les textes en vigueur au moment de l'établissement.
La quittance est remise au locataire en main propre, par courrier ou par voie électronique lorsque celui-ci l'a accepté, selon les usages convenus entre les parties. Le bailleur en conserve un exemplaire, papier ou numérique, dans le dossier du logement, classé par année et par mois, afin de reconstituer facilement l'historique des paiements en cas de demande du locataire, de contrôle ou de désaccord ultérieur.
La quittance est datée et signée par le bailleur ou par la personne qu'il a mandatée pour gérer le logement. La signature atteste la réception effective des sommes indiquées à la date mentionnée. Un exemplaire signé est remis au locataire ; le second reste au bailleur. En cas de transmission électronique, le document signé est joint au message ou mis à disposition dans l'espace prévu à cet effet.
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